Les démarches à suivre lors du déménagement de son entreprise
Déménager une entreprise peut s’avérer compliqué pour l’ensemble de la société et ses collaborateurs. Entre les cartons, les dossiers et les démarches administratives, on peut rapidement se retrouver perdu.
C’est pour cela qu’EVOLIS vous propose un guide pour un déménagement d’entreprise réussi !
Les démarches administratives
Une grande partie d’un changement d’adresse pour une entreprise réside dans les démarches administratives. Il faut demander avant tout une modification de l’extrait de K-bis, mais pas seulement. Il faut également communiquer la nouvelle adresse de la société au centre des impôts, à l’URSAFF, la caisse de retraite et la sécurité sociale.
Il faut aussi penser à résilier vos différents contrats ou demander un transfert auprès de vos prestataires. Cela peut s’appliquer pour vos contrats téléphoniques, Internet et vos assurances. Il en va de même pour vos contrats d’électricité (et de gaz le cas échéant).
La logistique
Une fois les locaux trouvés, il vous faut fixer une date pour le déménagement et commencer à l’organiser. Les locaux trouvés ne sont pas nécessairement tout de suite aménagés ou nécessiteront peut-être des travaux, et cela pourrait impacter le planning de votre projet. En effet, il est parfois nécessaire d’effectuer des travaux de rafraîchissement, installer des cloisons ou encore aménager l’espace selon vos goûts. Il est donc nécessaire de réfléchir à cela dès que vous confirmerez votre choix de locaux, et de prendre rapidement contact avec un aménageur, et ce, avant de signer votre bail. Peut-être le délai de réalisation des travaux ne correspondra pas avec votre timing, et cela pourrait vous pousser à trouver de nouveaux locaux.
Il faut aussi prendre en considération la commande et la livraison du nouveau mobilier si vous souhaitez remplacer le vôtre ou tout simplement faire l’acquisition de vos premiers meubles. Les délais sont très variables, mais vous devrez en tenir compte afin d’éviter d’arriver dans de nouveaux locaux sans mobilier et donc de ne pouvoir démarrer votre activité !
Autre point qu’il faut particulièrement anticiper, c’est votre déménagement. Si vous faites appel à un prestataire ou si vous décidez de le gérer par vous-même, les délais seront là encore variables. Faire appel à un professionnel, c’est devoir se conformer à son planning. Un déménagement se prépare plusieurs mois à l’avance.
Il faudra alors prévoir tout ce qui concerne la logistique, séparer ce qui sera à archiver de ce qu’il sera nécessaire d’avoir sous la main, et préparer vos cartons. Un déménagement peut aussi être l’occasion pour l’ensemble des collaborateurs de faire le tri dans leurs affaires et aussi d’archiver les documents qui doivent l’être.
Pour déménager sereinement, le maître mot sera donc l’anticipation !
Accompagner ses collaborateurs
En amont de votre déménagement, et en plus de toutes les démarches administratives, il faut communiquer sur son déménagement au sein de son entreprise.
Une bonne communication est une étape essentielle pour un déménagement réussi. Il faut d’abord informer l’ensemble des collaborateurs sur le changement d’adresse et veiller à les accompagner tout au long du processus si besoin.
Vous pouvez mettre en place des procédures afin de faciliter le déménagement. Vous pouvez, par exemple, désigner une personne responsable du déménagement qui s’assurera que l’ensemble des collaborateurs aient connaissances de toutes les informations nécessaires. Cette personne pourrait également s’assurer que tout soit mis en place dans les délais impartis, comme les nouveaux badges / clés pour les employés, la livraison du mobilier, etc.
Accompagner vos collaborateurs est une étape essentielle pour un déménagement optimal. Dans un contexte ou le bien-être des salariés et la qualité de vie au travail sont devenues un point essentiel dans une entreprise, les collaborateurs doivent se sentir impliqué dans le processus afin de s’approprier leur nouvel environnement de travail.
Communiquer sur son déménagement
Il vous faudra également communiquer votre nouvelle adresse à vos clients et prestataires. En attendant d’avoir communiqué votre changement d’adresse, vous pouvez demander un suivi de courrier à La Poste pouvant aller jusqu’à 24 mois.
Concernant vos documents d’entreprise, il faut les mettre à jour avec votre nouvelle adresse. Les signatures de mail, dossiers de présentations, cartes de visite, vos brochures et tout autre document mentionnant votre ancien lieu de travail devront donc être actualisés.
Si vous en avez l’occasion, vous pouvez par ailleurs lancer une campagne de communication sur vos réseaux sociaux ou par newsletter.
Enfin, une fois le déménagement terminé, vous pouvez organiser une inauguration afin de célébrer vos nouveaux locaux avec vos collaborateurs et clients.